Dans l’exercice de leur métier, les salariés du secteur privé et les fonctionnaires sont parfois amenés à avancer des frais professionnels. Connus sous le nom de frais de mission, ce sont des dépenses souvent effectuées pour assurer le déplacement, l’alimentation ou l’hébergement. Ces frais sont remboursés par l’employeur à qui doit être présentée une note de frais. Mais de quoi s’agit-il concrètement et quelles sont les professions qui y ont le plus recours ? Plus de détails dans cet article.
Note de frais définition et principe
La note de frais est un document dont se servent les employés au sein des entreprises et de la fonction publique. Il s’agit d’une fiche comptable qui leur permet de mentionner par écrit tous les fonds personnels qu’ils ont dépensés pour les besoins d’une mission. C’est un justificatif que doivent présenter ces derniers pour se faire rembourser leurs sous. Ce remboursement peut par ailleurs se faire suivant diverses modalités, plus précisément avec :
- La méthode du forfait ;
- L’application sur le salaire brut d’une déduction forfaitaire spécifique ;
- La méthode des frais réels.
Les frais pris en compte par ce document sont le plus souvent les frais de repas, d’hébergement et de transport.
Quelle différence entre une facture et une note de frais ?
De nombreuses personnes confondent la facture et la note de frais, sauf que ces deux fiches ne jouent pas les mêmes rôles. La facture désigne en réalité un document qui mentionne la vente ou l’achat d’un produit ou service. Elle est adressée par l’entreprise à ses clients dans l’optique d’obtenir un paiement des services rendus. La note de frais quant à elle est adressée par un salarié à son employeur pour se faire rembourser les frais de mission.
Qui peut émettre des notes de frais ?
Tout le monde, que ce soit les salariés ou les dirigeants, est concerné par la note de frais. Cependant, celui qui peut émettre ce type de document varie d’une entreprise à une autre. Dans certaines structures, ce sont uniquement les gestionnaires qui sont habilités à émettre une note de frais. Mais dans d’autres entreprises, toutes les personnes qui effectuent des dépenses pour une mission et qui doivent être remboursées peuvent en déposer.
Le remboursement des frais professionnels est en outre une obligation pour toutes les entreprises. Il n’y a que les micro-entrepreneurs qui ne sont pas concernés par l’émission des notes de frais.
Quelles sont les professions qui ont le plus recours aux notes de frais ?
La société MoonCard à travers l’une de ses études rapporte que ce sont les professionnels de la santé notamment les médecins et les pharmaciens qui émettent le plus de notes de frais. Ceux-ci sont suivis par les banquiers et les travailleurs de l’immobilier. Mais de façon générale, les travailleurs qui utilisent le plus ce document sont :
Les professionnels qui doivent se déplacer pour leurs missions
Étant donné qu’ils se déplacent beaucoup pour accomplir leur mission, ces travailleurs peuvent avoir à utiliser leurs fonds personnels à diverses raisons. Ils doivent donc se servir régulièrement de la note de frais. Afin de leur rembourser l’intégralité de ce qui leur est dû, l’employeur devrait même mettre à leur disposition une application de gestion des notes de frais. Celle-ci servira à leur faciliter la saisie et le traitement de leurs dépenses.
Les professionnels qui font des repas d’affaires
Les repas d’affaires sont très importants pour une entreprise. Ils peuvent contribuer à sceller de nouveaux partenariats et à conquérir d’autres marchés. Il est donc important qu’ils soient bien faits. Alors pour cela, les professionnels qui les préparent peuvent avoir à décaisser des sommes de leur compte personnel pour acquérir des ingrédients manquants. Ce montant doit être remboursé à la fin, ce qui justifie l’utilisation régulière de la note de frais.
