Les demandes par e-mail sont depuis longtemps la norme. Les recruteurs allemands ne peuvent plus rien faire avec du papier. Il est également beaucoup plus pratique pour les candidats d’envoyer un e-mail avec leurs documents de postulation. Néanmoins, il y a beaucoup de choses qui peuvent être mal faites avec l’utilisation de l’e-mail.
Demande par e-mail : étape par étape
Adresse de l’expéditeur
Utilisez une adresse e-mail sérieuse pour votre demande. Il est préférable qu’elle contienne votre nom complet. Veuillez ne pas utiliser une adresse e-mail de débauche ou de plaisanterie. Et attention aussi à l’expédition de la demande par e-mail à partir de votre adresse professionnelle si vous postulez à un poste permanent. Ce serait imprudent – et complètement inutile.
Adresse du destinataire
Assurez-vous que l’adresse du destinataire est correcte. Veuillez ne pas envoyer de demande par e-mail à une adresse info@ – ou seulement si l’employeur vous le demande explicitement. Trouvez toujours la bonne personne de contact et entrez son adresse e-mail dans le champ du destinataire.
Un petit conseil : bien sûr, vous laissez le champ CC libre. Votre demande ne concerne que vous et votre personne de contact. Toutefois, vous pouvez vous envoyer la demande par e-mail de manière invisible (dans le champ BCC) afin de pouvoir la vérifier ultérieurement.
Sujet
L’objet est l’introduction à votre demande de courriel. Ne sous-estimez pas, s’il vous plaît ! Si vous remplissez mal l’objet, vous risquez d’avoir le malheur d’envoyer un message non lu dans le dossier des spams.
Assurez-vous d’inclure le mot « application » dans l’objet. Il est préférable de formuler plus précisément. La poste annoncé et tout numéro de référence doivent également être inclus si possible. Vous trouverez le numéro de référence dans l’offre d’emploi. Facilitez au maximum la tâche du destinataire.
Lettre d’accompagnement
Vous avez deux options : Soit vous copiez votre lettre de candidature directement dans l’e-mail, soit vous l’envoyez en pièce jointe. Le premier a l’avantage que le responsable des ressources humaines ouvre votre e-mail et lit immédiatement votre lettre de postulation. Vous pouvez donc mettre des accents avec ce document. Dans le dossier de postulation, cependant, une lettre de motivation est souvent omise.
Et il y a un autre avantage : si vous joignez la lettre de motivation aux autres documents d’accompagnement, vous devrez écrire un petit texte par e-mail en plus. Néanmoins, vous pouvez opter pour cette option si elle vous semble plus élégante.
Langue
Il ne s’agit « que » d’un e-mail, mais il faut néanmoins rester objectif. Pas de langue de bois, pas d’émojis, pas de discours trop lâche !
Une demande doit être formelle : Salutation, salutation, nom, signature, etc. Bien sûr : dans les industries créatives, une application peu orthodoxe pourrait également attirer. Mais c’est l’exception. Et évitez d’utiliser des mots émotifs que le fournisseur pourrait classer comme spam. Il peut s’agir d’une offre, d’une facture ou même d’une combinaison spécialement conçue pour vous. Mais supposons que vous n’auriez pas utilisé ces mots de toute façon…
Documents
Une demande par e-mail n’est pas fondamentalement différente d’une demande sur papier. Les documents que vous devez joindre sont les mêmes. Toutefois, il se peut que vous deviez d’abord trier les documents individuels dans votre demande par e-mail. A savoir, si le PDF devient trop grand à la fin (plus d’informations à ce sujet dans le paragraphe suivant).
La demande d’emploi par e-mail comprend une lettre d’accompagnement, une page de couverture (facultatif), un curriculum vitae (avec photo de la postulation intégrée), des fichiers joints (certificats, références, échantillons d’expérience) et une annexe.
Vous pouvez regrouper vos fichiers joints dans un seul PDF (plus quelques conseils). Le PDF ne doit pas contenir plus de 5 mégaoctets. Cela peut être assez difficile si vous disposez de nombreux documents de postulation. Donnez à la le fichier joint un nom de fichier significatif. Vous devez également éviter les fichiers ZIP – tout le monde ne peut pas les ouvrir. Ils sont en tout cas une nuisance, car ils sont encombrants. Les formats PDF et DOC sont les formats les plus appropriés pour les fichiers joints. Cette note s’applique également aux aficionados d’Apple qui travaillent avec des documents Pages. Tout le monde n’a pas un Mac sur son bureau.
Avant d’envoyer votre demande, assurez-vous que vous avez bien téléchargé le document d’accompagnement. Il peut arriver qu’un ordinateur n’exécute pas la commande correctement. Ou que vous oubliez tout simplement le document d’accompagnement. Vous pourriez alors être accusé de manque de soins. Ce serait un mauvais présage !
Si vous avez déjà fait l’erreur, veuillez envoyer un e-mail de suivi – avec de courtes excuses et les documents corrects en fichier joint. Pas de longues explications et excuses ! Vous ne ferez qu’empirer les choses…
Conception
Faites simple ! Un credo qui est aussi tout à fait juste pour la postulation par e-mail. Ne changez pas constamment les polices, n’incluez pas d’images ou de fonds colorés.
Les responsables des ressources humaines sont soucieux de clarté et de transparence. De plus, les designs kitsch et ludiques semblent peu professionnels. Et vous ne voulez certainement pas apparaître comme ça. Votre demande par e-mail doit indiquer clairement que vous avez affaire à un professionnel – et non à un clown.
Signature
Que vous écriviez la lettre directement dans votre e-mail ou dans la pièce jointe : il est préférable de placer une signature sous votre e-mail. Il contient votre nom complet, votre adresse actuelle, votre numéro de téléphone, un lien vers votre page d’accueil, votre blog ou votre profil en ligne (Xing, Linkedin, Twitter, etc.)
Vous pouvez également inclure vos coordonnées sur Skype ou Messenger. Cela montre que vous avez intériorisé le monde numérique – point positif ! Vous êtes également facilement accessible sur différents canaux. Les signatures véhiculent le professionnalisme – et elles sont utiles.
Heure
Un petit détail, mais important, lorsque vous postulez par e-mail : veillez à envoyer votre demande au bon moment. Le samedi ou le dimanche n’est pas un bon moment car votre demande sera alors perdue parmi tous les e-mails qui seront parvenus dans la boîte de réception du destinataire le lundi matin. Il est préférable de terminer votre demande par e-mail le week-end et d’attendre le début de la semaine pour l’envoyer.
Même la nuit, il est préférable de ne pas envoyer la demande par e-mail. Cela a l’air d’être à demi-soie et inconsidéré. Si vous ne souhaitez pas aborder le sujet de manière trop scientifique, il vous suffit d’envoyer l’e-mail un jour ouvrable entre 9 et 18 heures – c’est fait. Et avant la fin de la période de postulation, s’il y en a une, le courrier électronique doit bien sûr aussi être envoyé.
Avantages de l’application e-mail
La demande par e-mail offre surtout ces avantages.
Demande par courrier électronique Inconvénients
Rien dans ce monde n’est seulement bon ou seulement mauvais. Cela s’applique également à la demande par courriel. Elle présente ces inconvénients.
L’utilisation de l’e-mail vous incite à être négligent. Un e-mail est rapidement formulé. Il suffit de le taper, comme sur Whatsapp ou Facebook. La susceptibilité aux fautes de frappe et d’orthographe augmente.
L’avantage est qu’une erreur peut être corrigée beaucoup plus facilement par voie numérique que sur papier.
Incertitude
Une lettre officielle commence par « Chère Madame/Monsieur… » – tout le monde sait cela. Mais comment ça se passe avec un courriel ?
L’incertitude commence déjà avec le salut. Il n’existe pas de normes uniformes. Et puis la lettre de motivation. Dois-je le placer directement dans le champ de texte du courriel ou dois-je le joindre ? Où vont les fichiers joints ? Et lesquels dois-je utiliser ? Quelle peut être leur taille ? Vous pouvez voir : Des questions peuvent se poser lors de l’expédition de la lettre de postulation par e-mail.
Popularité des applications de courrier électronique
L’application e-mail s’est établie depuis longtemps dans les entreprises allemandes. L’Internet est le canal privilégié, les demandes sur papier sont largement obsolètes.
Pour 40,6 % des employés, les demandes par e-mail sont la méthode de choix. En revanche, les demandes par courrier postal ne sont désormais préférées que par 29,4 % des employés. Les formulaires de demande en ligne suivent avec 27,9 %. Ce sont les résultats de l’enquête sur le marché de l’emploi de 2019 réalisée par le prestataire de services de personnel Orizon.
Selon une enquête Bitkom d’octobre 2018, le dossier de postulation est même « mort ». Selon l’enquête, seuls trois pour cent des responsables du personnel des entreprises de 50 employés ou plus souhaitent recevoir les documents papier dans un dossier de candidature. En revanche, 86 % préfèrent les supports d’application numériques.
Ceci est conforme à une étude monstrueuse selon laquelle seulement cinq pour cent des entreprises aimeraient avoir des dossiers de postulation en papier à l’avenir. Parmi les candidats eux-mêmes, seulement 1,5 % souhaitent constituer un dossier papier.
En cas de demande d’emploi par e-mail, les documents sont envoyés par voie électronique. Lettre de motivation, curriculum vitae, certificats – tout est inclus dans l’e-mail ou dans sa pièce jointe. Le responsable des ressources humaines n’a qu’à consulter sa boîte aux lettres électroniques et a tous les faits sur son bureau. Aller à la poste, des feuilles de papier, des timbres – tout cela est superflu. L’application e-mail est un soulagement pour les deux parties.
Mais : Peut-être qu’elle n’est qu’une station de transit. Selon l’étude de Monster, environ 30 % des entreprises préfèrent postuler par courrier électronique, 74 % souhaitent utiliser des formulaires de demande à l’avenir (les réponses multiples étaient possibles). Le recruteur mettra une telle option à disposition sur son site Internet ou sur son site de carrière. Les candidats peuvent le remplir sur l’ordinateur et sont guidés de document en document.
Le formulaire en ligne présente l’avantage pour le demandeur de ne rien oublier. Mais il présente également des inconvénients. Il est difficile de mettre des accents, d’être moins créatif qu’avec une demande par e-mail.
En principe, si une société traite les demandes par le biais d’un formulaire en ligne, vous l’utilisez également en tant que demandeur. S’il n’en a pas, soumettez votre demande par courriel.
Postes vacants
Créer un PDF pour la demande
Vos documents de postulation seront combinés en UN seul document PDF lorsque vous postulez par courrier électronique. Vous téléchargez ce PDF en pièce jointe. Il y a quelques petites choses que vous devez noter :
Outil
Il vous faut d’abord un outil pour fusionner tous les documents en un seul PDF. Il est préférable d’utiliser un outil en ligne gratuit comme SmallPDF ou SodaPDF. Veuillez ne pas télécharger tous les documents individuellement ! Cela représenterait un effort énorme pour le bénéficiaire – et vous rendrait soudainement impopulaire au bureau du personnel.
Nom du fichier
Donnez au PDF un nom de fichier significatif. Il doit contenir votre nom, le mot « demande », le numéro de référence et, de préférence, la date et le nom de l’entreprise. Important : avec la date, vous signalez que vous n’avez pas seulement fait sortir une vieille application d’un chapeau, mais que vous en avez créé une toute nouvelle et individuelle ici. Plus c’est précis, mieux c’est ! Un bon exemple de nom de fichier pour le PDF de votre application de courrier électronique.
Signature
Vous devez également signer votre CV dans l’application e-mail. Vous pouvez scanner votre signature, la coller dans le document Word et la fusionner avec les autres en format PDF. Vous devez également signer la lettre de motivation.
Uniformité
Votre dossier contient de nombreuses données et renseignements vous concernant. Le nom, les coordonnées, les adresses apparaissent même plusieurs fois – dans votre CV, sur la page de couverture, dans votre signature. Veillez à toujours saisir les mêmes. Si vous indiquez trois adresses électroniques différentes, vous risquez de paraître rapidement non professionnel. Des erreurs se produisent souvent dans ce domaine, en particulier lorsque d’anciens documents sont réutilisés. Alors : synchronisez tout à nouveau à la fin !
Liste de contrôle pour les candidatures par e-mail
Veuillez y prêter attention dans votre demande par e-mail. En bref : utilisez une adresse courriel réputée. Identifier la bonne personne de contact dans l’entreprise. Formuler un sujet précis. Utilisez une police de caractères uniforme. Utilisez la description de poste (exactement) identique qui a également été mentionnée dans l’offre d’emploi. Incluez les mots-clés les plus importants. Combinez les documents de postulation en un seul PDF. N’envoyez pas de formats de fichiers inhabituels ni de fichiers ZIP. Inclure la photo de la candidature dans le CV. N’envoyez pas trop de références et d’échantillons de votre expérience, afin de ne pas surcharger la demande. Inclure une signature avec les coordonnées et les liens les plus importants. Ne pas inclure de confirmation de lecture et de réception (danger pour les nerfs !). Précedez votre demande par une salutation personnelle. Commencez toujours les différents documents (lettre de motivation, CV, etc.) sur une nouvelle page. Utilisez des termes techniques courants dans l’industrie, mais n’utilisez pas de jargon technique. Adressez-vous au destinataire au moyen du formulaire Sie. Portez une attention particulière à l’orthographe et à la grammaire. Ne dépassez pas la taille du fichier de 5 Mo (sauf si l’entreprise spécifie une directive différente dans l’offre d’emploi). Vous pouvez télécharger ou imprimer la liste de contrôle en format PDF ici.
